Nextcloud im Pflegedienst: Schluss mit Dienstplänen per WhatsApp

Dienstplan als Handyfoto, Unterlagen auf dem USB-Stick: In vielen Pflegediensten sieht der Datenaustausch noch so aus. Wie wir das mit Nextcloud aufräumen und worauf es ankommt.

Symbolbild Datenschutz und Cloud

Der Dienstplan hängt als Foto in der WhatsApp-Gruppe. Die Excel-Liste mit den Touren liegt auf dem PC der Pflegedienstleitung und zusätzlich auf einem USB-Stick, „falls der PC mal aus ist“. Und wer am Wochenende etwas braucht, bekommt es per Mail aufs private Handy. So oder so ähnlich sieht es in vielen ambulanten Pflegediensten aus, wenn wir zum ersten Mal vorbeikommen.

Niemand macht das aus Bosheit. Es fehlt einfach ein Ort, an dem alle die Dateien finden, auch unterwegs. Genau dafür setzen wir gern Nextcloud ein.

Was Nextcloud ist und was nicht

Nextcloud ist im Kern eine Dateiablage mit Synchronisation, ähnlich wie Dropbox oder OneDrive. Der Unterschied: Sie läuft auf einem Server, den du selbst bestimmst. Dazu gibt es Apps für Windows, Android und iPhone, Kalender und Kontakte.

Wichtig ist uns, das gleich am Anfang klarzustellen: Nextcloud ersetzt keine Pflegedokumentation. Dafür gibt es Fachsoftware, und die soll bleiben. Nextcloud kümmert sich um alles drumherum, also Dienstpläne, Formulare, Verfahrensanweisungen, Schulungsnachweise und die Ablage der Verwaltung.

Im Büro oder im Rechenzentrum?

Die erste Frage ist immer, wo der Server steht. Einen kleinen Server im Büro kann man machen, wir haben dafür jahrelang HPE MicroServer verbaut. Aber dann hängt alles an der Internetleitung des Büros, am Strom und daran, dass sich jemand um Updates und Sicherung kümmert. Ein Pflegedienst hat dafür normalerweise niemanden.

Deshalb landen solche Installationen bei uns meist im Serverhosting, also in unserem Rechenzentrum bei Leipzig. Die Diensthandys und Büro-PCs verbinden sich dann per VPN. Für die Pflegekräfte ist das ein Schalter mehr auf dem Handy, aber die Nextcloud steht dann eben nicht offen im Internet.

Egal wo der Server steht: Wenn ein Dienstleister ihn für dich betreibt, brauchst du mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Bei Gesundheitsdaten, die nach der DSGVO besonders geschützt sind, sollte das sowieso selbstverständlich sein.

Zwei-Faktor-Anmeldung von Anfang an

Ein Passwort allein reicht uns bei Pflegediensten nicht. In Nextcloud lässt sich die Zwei-Faktor-Anmeldung in den Administrationseinstellungen unter Sicherheit für alle erzwingen. Vorher muss allerdings ein Verfahren aktiv sein. Die App für Einmalcodes aus einer Authenticator-App, „Two-Factor TOTP Provider“, ist ab Werk deaktiviert und muss erst unter Apps eingeschaltet werden. Dieser Schritt wird gern vergessen.

Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, akzeptiert Nextcloud für die Apps auf Handy und PC nicht mehr das normale Passwort. Jedes Gerät bekommt ein eigenes App-Passwort. Das hat einen großen Vorteil: Geht ein Diensthandy verloren, sperrst du genau dieses Gerät in den persönlichen Einstellungen unter Sicherheit, und alle anderen arbeiten weiter.

Ordner und Rechte: einfach halten

Der häufigste Fehler, den wir sehen, ist eine einzige große Freigabe für alle. Wir legen stattdessen Gruppen an, die zum Betrieb passen, zum Beispiel Pflege, Verwaltung und Pflegedienstleitung. Jede Gruppe bekommt ihren Ordner, und nur wenige Ordner sind für alle sichtbar. Dienstplan und Formulare ja, Personalakten und Abrechnung nein.

Wer es genauer will, nimmt die App File Access Control dazu. Damit lassen sich Regeln bauen wie „Dateien mit dem Schlagwort Vertraulich nur aus dem Firmennetz“. Für die Verwaltung ist das eine sinnvolle Bremse, für die Pflege unterwegs meistens zu viel des Guten.

Verschlüsselung: Was die Option wirklich bringt

Fast jeder fragt nach dem Schalter für Verschlüsselung. Nextcloud hat eine serverseitige Verschlüsselung, aber laut eigener Doku schützt sie nicht vor einem kompromittierten Server. Dateinamen und Ordnerstruktur bleiben ohnehin lesbar. Und wer die Schlüssel verliert, verliert die Daten. Gegen gestohlene Hardware empfiehlt Nextcloud selbst eine Verschlüsselung der Festplatten. Auf einem Server mit lokalem Speicher bringt die Option daher wenig zusätzlichen Schutz, aber mehr Risiko beim Wiederherstellen. Wir schalten sie in diesem Szenario deshalb meistens nicht ein und setzen auf VPN, saubere Rechte und eine getestete Sicherung.

Was du vorher selbst klären kannst

  • Welche Dateien gehören wirklich in die Nextcloud, und welche bleiben in der Pflegesoftware?
  • Wer braucht unterwegs Zugriff, und auf welche Ordner?
  • Gibt es Diensthandys, oder wird mit privaten Geräten gearbeitet? Das ändert einiges.
  • Wer ist intern Ansprechpartner, wenn ein Handy verloren geht?

Wenn du diese Fragen beantwortet hast, ist die eigentliche Einrichtung kein großes Projekt mehr. Und der Dienstplan muss nie wieder als Foto durch eine WhatsApp-Gruppe.

Du willst wissen, ob Nextcloud zu deinem Pflegedienst passt? Melde dich gern bei uns, dann gehen wir das gemeinsam durch.

Quellen

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